今から始めたい段取り力のつけ方! 目指せ時短

「段取り八分」という言葉があるように、段取りはとても大切なものです。事前の準備をしっかり行っていれば、それは8割終わったと言っても過言ではありません。

段取り力をつけるには、どうすればいいのでしょうか。この記事では、段取り力のつけ方をご紹介します。

やることとやらないことを書き出す

あなたがやろうとしていることの中には、やらなくても問題ないものも含まれているかもしれません。まずは「やるべきこと」と「やらなくていいこと」を書き出してみましょう。

頭で考えるよりも、一旦書き出したほうが頭の整理もしやすくなります。箇条書きで大丈夫なので、ノートやメモに書いてみてください。

ざっくり書くよりも、細かく書くほうが漏れもなくていいですよ。「買い物」ではなく「ボールペン、フセンを買う」などです。

これで「やるべきこと」と「やらなくていいこと」がハッキリわかったので、今後はやるべきことに目を向けましょう。
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優先順位を決める

やるべきことに優先順位をつけていきます。最優先にしたいものや、いつかやらなければいけないけれど今すぐではないもの。いろいろあると思います。

締め切りが近いものや早めにしたほうが周囲も喜ぶもの、すぐにできるものなど、優先したい順番を決めて、できれば「いつまでに終わらせるか」もメモしておきましょう。

あれこれと物事を進めていくうちに、優先順位がわからなくなることはよくあります。あとで混乱しないよう、ここでもきちんと書き留めてくださいね。

この作業をしているうちに「これも必要だった」と思うものがあれば、どんどん追加してください。
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目標までの計画を立てる

やるべきことと優先順位が決まったら、それらを踏まえたうえで目標までの計画を立てましょう。この時点でかなり計画が立てやすくなっていると思います。

優先順位を決めましたので、あとは各項目に「いつまでにやるか」や、誰か人に頼む内容なら「いつ頼むか」も考えたいところ。

特に頼み事は相手のスケジュールにも関わってくるため、優先順位を高めにして早めに声をかけておくといいですよ。

スケジュールには余裕をもつ

スケジュールを立てるときに失敗しやすいのが、自分の調子がいいときのペース配分で計画を立ててしまうときです。

調子がよかったときの状態で計画を立ててしまうと、調子が悪くなったときや、急なスケジュール変更があったときなどに対応する余裕がなくなってしまいます。

基準にするのは調子のよかったときではなく、調子が悪いときのほうが安全です。別の予定が入っても問題ないくらいの余裕さをもちましょう。

途中で振り返りや変更を検討する

仕事やなにかの段取りができたとしても、それらをこなしていくうちに予定が変わることもあるでしょう。思ったより進捗が早い・遅いなどあると思います。気づきにくい細かいズレもあるかもしれません。

そういったことに気がつけるよう、ときどきは行ったことを振り返ってみてください。そしてズレ始めていたら、その都度考え直せばいいんです。

計画を立てたからといって、絶対にその通りにする必要はありません。柔軟に変更していくことで、よりよい段取りができますよ。
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段取りは時短!

「準備するよりササッと始めたほうが早い!」と思っている人もいるかもしれませんが、段取りに時間をとることでその後の用事がスムーズに行われるため、結果的には段取りをしたほうが時短になります。

また、ミスをしたり手違いがあったりすることも減るでしょう。段取り力をつけて、快適に作業を行ってくださいね。

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