テレワーク時のコミュニケーションにおける課題5つと解消法を徹底解説!

新型コロナウイルスの世界的な蔓延に伴い、日本をはじめとする世界各地でテレワークを導入する動きが加速しています。

この記事ではテレワークを導入した際に生じやすいコミュニケーションの問題点と、その解決策についてご紹介しているので、ぜひご覧ください。

テレワークとは?

テレワーク時のコミュニケーションにおける課題5つと解消法を徹底解説!
新型コロナウイルスが世界中で猛威を振るい、日本でも緊急事態宣言が発令された現在において、テレビや新聞、ネットなどで「テレワーク」という言葉を目にする機会が増えました。

しかし、テレワークがどういったものなのか、まだよく分からないという方も多いのではないでしょうか。

端的に言うと、テレワークとは職場から離れた場所で仕事をするという意味です。

パソコンを使ってネットでオフィスとつながり、主に自宅で仕事をする働き方を指します。

現在テレワークが普及している?

現在、テレワークは世界的に急速に普及しています。

以前から柔軟な働き方の実現を目指す欧米の先進国では、オフィスに出勤せずに自宅で仕事をするテレワークを、積極的に導入する動きが見られていました。

対して日本はあまり普及が進んできませんでしたが、昨今の新型コロナウイルスの影響により、労働者の安全を確保するため、テレワークを導入する動きが加速しつつあります。

テレワーク時のコミュニケーションにおける課題5つ

最近ではテレワークを導入する企業が増えてきています。

毎日長時間、満員電車に乗って感染のリスクにさらされながら通勤していたビジネスパーソンにとって、テレワークというのは願ってもない働き方でしょう。

テレワークにはさまざまなメリットがありますが、慣れないうちは不便さを感じることもあります。

ここからは、テレワーク時の課題のひとつとして挙げられる、コミュニケーションにおける課題について、詳しく見ていきましょう。

課題1:コミュニケーションツールの導入が必要

テレワークの課題点としてまず挙げられるのが、コミュニケーションツールを導入しなければならないということです。

他の人といっさい連絡をとらずに、自宅でテレワークができる人は少数でしょう。

ほとんどの場合、上司や同僚、取引先と連絡を取りながら働く必要があります。

そのため、電話やメールはもちろん、より迅速なコミュニケーションが取れるツールの導入が必要です。

それらを普段から活用している企業でない場合は、ひとりひとりへの導入とそれらがうまく運用されるまでに時間がかかるでしょう。

課題2:コミュニケーション不足になる

コミュニケーション不足になりやすいというのも、テレワークにおける課題点のひとつでしょう。

オフィスという同じ空間の中で仕事をしていれば、必要な時にすぐ相手とコミュニケーションが取れますよね。

また、特に必要のない時にでも顔を合わせていれば近況を聞いたり見たりと、相手の状況が把握できます。

しかしテレワークだと、逐一コミュニケーションツールを通じて相手にコンタクトをとらなければならないため、面倒に感じて必要なコミュニケーションを避けてしまう恐れがあります。

課題3:情報漏洩の危険性が高まる

テレワーク時の課題のひとつとして知っておきたいのが、情報漏洩のリスクがあるということです。

テレワークでは、上司や同僚とビデオ会議や音声通話などを利用して、コミュニケーションをとることになるでしょう。

しかし、きちんとセキュリティ対策をしていなければ、社外秘情報がネット上に流出したり、盗まれてしまう可能性があります。

紙の書類に関しても社外秘のものもあり、持ち出し可能な書類であっても管理に相当神経を使わなければなりません。

課題4:社員の状況を把握できない

社員の状況を上司が正確に把握できないというのも、テレワークならではの課題点と言えるでしょう。

オフィスという同じ空間で仕事をしていれば、たとえデスクが離れていたとしても、社員がどのような状況にあるのか、仕事への取り組み方や進捗状況などを逐一チェックできます。

しかし、テレワークでは社員との距離が物理的に離れているので、相手の状況を把握しにくく、勤怠管理や人事評価もやや難しくなるでしょう。

課題5:チームワークが滞る

更に、テレワークの課題点として挙げられるのが、チームワークが滞るということです。

毎日同じオフィスで顔を合わせ、仕事を通じて言葉を交わしている相手とならば、チームワークや結束力が芽生えやすいですよね。

ですが、テレワークでは必要最低限のコミュニケーションしかとらなくなるため、チームで一丸となって取り組むべきプロジェクトの質やスピードが低下してしまう恐れがあります。

テレワーク時のコミュニケーションにおける問題の解消方法4つ

テレワーク時のコミュニケーションにおける課題5つと解消法を徹底解説!
テレワークを導入することで通勤の時間や労力をカットでき、家事育児と仕事を両立しやすくなるといったさまざまなメリットが享受できます。

しかしながら、社員間のコミュニケーション不足やチームワーク力の低下など、デメリットがあるのもまた事実です。

そこでここからは、テレワーク時のコミュニケーションにおける問題の解消法について、詳しくチェックしていきましょう。

解消方法1:進捗状況を明確にする

テレワークならではの問題点を解決するためには、まず進捗状況を明確に報告することが不可欠です。

職場で仕事をしていればどの程度仕事が進んでいるのか、上司はチェックしやすいものですが、自宅で仕事をしていると上司の目が届かず、進捗状況が把握しにくくなります。

だからこそ、コミュニケーションツールを通じて進捗状況を逐一正確に報告するよう、社員に徹底させる必要があるでしょう。

解消方法2:状況の共有をこまめにする

テレワークによるコミュニケーションの問題点を解決するためには、社員間で状況の共有をこまめにすることが大切です。

「ちょっとしたことだから報告や共有をする必要はない」と勝手に判断してしまうと、大きなトラブルに発展してしまう可能性もあります。

たとえ自分にしか該当しない内容であっても、報告レベルで共有することが必要です。

社員間で簡単に情報共有できるためのツールを導入することは、テレワークには必須であると言えるでしょう。

解消方法3:チャットにはなるべく早く対応する

オフィスで仕事をしていると、分からないことや注意したいことがあれば、すぐに相手のもとに行って話ができますよね。

ですが、テレワークではそうはいきません。

メッセージを送っても、相手がそれに気づかなければトラブルが起こりますし、メッセージを確認したことや、対処した後にそのことを相手に報告しなければ、ミスコミュニケーションが起こってしまいます。

だからこそ、社員にはこまめにチャットを確認すること、メッセージにはすぐに対応することを徹底させましょう。

解消方法4:送るメッセージに注意を払う

テレワークでコミュニケーションをとるためには、コミュニケーションツールを通じて頻繁にメッセージをやり取りすることになるでしょう。

ですが、メッセージは文字だけで、相手の表情や声を見たり聞いたりすることができないため、場合によっては誤解が生じてしまうこともあります。

相手を不快にさせないように、送るメッセージの内容や書き方には注意を払いましょう。

また、誤解を生じさせないように、主語などを省略せずに分かりやすい文章を書くことも必要です。

文字での説明が難しければ、すぐに音声通話などを利用するとよいでしょう。

テレワークでおすすめのアプリ4選

テレワーク時のコミュニケーションにおける課題5つと解消法を徹底解説!
テレワークをスムーズにするためには、コミュニケーションツールを導入することが不可欠です。

しかし、今まで全くテレワークを導入した実績がない企業の場合、「どのコミュニケーションツールを利用すればよいのかわからない」と悩んでしまうことも多いでしょう。

そこでここからは、テレワークで活用したいおすすめのアプリを4つ厳選してご紹介していきます。

これからテレワークを導入される方はぜひ参考にしてみてください!

アプリ1:Zoom

テレワークでおすすめしたいアプリとしてまず挙げられるのが「Zoom」です。

Zoomとは、簡単に言えばビデオ会議のためのアプリです。

パソコンはもちろんのこと、スマホやタブレットなど、さまざまなデバイスで簡単にビデオ会議ができるので、「チャットやメッセージのやり取りだけでなく、相手の顔を見ながら複数人で会議がしたい」という場合にピッタリです。

アプリ2:Skype

「Skype」もまた、テレワークでのコミュニケーションをスムーズにしてくれる、おすすめのアプリです。

世界的にとてもポピュラーなアプリなので、すでにプライベートでSkypeを利用したことがある方も多いのではないでしょうか?

Skypeならばビデオ会議はもちろんのこと、通話やメッセージのやり取りも簡単にできるので、とても便利です。

アプリ3:Slack

テレワークに活用したいおすすめのアプリのひとつとして「Slack」をご紹介します。

Slackは、メッセージのやり取りに特化したコミュニケーションツールです。

掲示板のように、社員全体で共有したいことを全体連絡として伝えることが可能で、社員と個別にコンタクトを取ることもできます。

プランは複数ありますが、フリープランも利用できるので、興味がある方はフリープランからトライしてみてはいかがでしょうか。

アプリ4:Chatwork

「Chatwork」も、テレワークをより便利にしてくれるおすすめのアプリとして挙げられます。

Chatworkではメッセージのやり取りはもちろんのこと、ビデオ機能も利用可能です。

個別でのやりとりもできますし、グループチャットを作って全体連絡を行ったり、ファイルを共有することもできるのでビジネスの現場で活用されています。

テレワークの課題をクリアして仕事を効率的に進めましょう!

いかがでしたか?

日本の企業で続々と導入が始まっているテレワークですが、自宅から出ないことで感染リスクを減らすというメリットがある一方で、コミュニケーション不足から仕事がなかなか思うように進まないというデメリットもあります。

この記事ではテレワークを取り入れた場合に生じるコミュニケーションの課題についてと、その解消方法、テレワークの際に取り入れると便利なアプリをご紹介しました。

これからテレワークの導入をされる方や、テレワークでコミュニケーションに問題を抱えてる方はぜひ参考にされて、仕事の効率を上げましょう!

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