リモート対応で気を付けるポイントや疲れた時の対処法は?

リモートワークの普及により、これまで会社に通勤していた時とは働き方の形態が大幅に変化している人も少なくありません。

リモートワークでは直接顔を合わせて意思疎通が取れないため、対応で気を付けたい点も多くあります。

今回は、リモート対応で気を付けたいポイントや疲れた時の対処法などについてご紹介していきましょう。

リモート対応とは?

リモートワークやリモート対応とは何なのでしょうか?
まずは簡単に、両者の概要をご説明しましょう。

リモートワーク

リモートワークとは、会社に出勤せず、自宅などの遠隔からITツールを利用して働く形態です。英語の「remote(遠隔・遠い)」と「work(働く)」を組み合わせた造語です。

「tele(離れた場所)」と「work(働く)」を組み合わせた「テレワーク」と同じような意味を持ちます。

インターネット環境の普及や進化により、データのやり取りが遠隔で可能になったことから、オフィス以外の場所でも同様に働けるリモートワークが可能になった職種は増えてきています。

リモートワークは場所や時間、雇用形態などの制約をあまり受けずに働けるなど様々なメリットがあります。

リモート対応

リモートワークでは会社やオフィスで直接顔を合わせて会話するわけではないため、オンラインチャットやビデオツールなどを活用してコミュニケーションを取る必要があります。

このようなリモートワーク特有の対応が、リモート対応です。

リモートワークの欠点とも言えるコミュニケーションの希薄化リスクをカバーし、情報共有を行うためにリモート対応を行う必要があります。

リモート対応で気を付けたい点は?

リモート対応で意識して気を付けたい点をご紹介しましょう。

チャットのレスポンスは短く、素早く

リモート対応では、会話のやり取りの多くをチャットが占めます。チャットをメールのように使うのではなく、会話のように使うのが重要なポイントの1つです。

具体的には、一文一文は短文にし、レスポンスの素早さややり取りのリアルタイム性を重視しましょう。

リモートワークを始める前は会話でのコミュニケーションがメインで、チャットはあまり活用してこなかったという人もいます。

そういった人がどれだけ会話の代わりとしてチャットを上手く使いこなせるかが、リモート対応におけるポイントになります。

リモートでも雑談を大切に

オフィスワークの時には何気なく交わしていた雑談が極端に少なくなるのも、リモート対応で注意したい点です。

社員同士での雑談は、仕事の新しいアイデアやさりげないアドバイスなどにもつながる場合が多く、雑談が減ると仕事の能率や創造性が下がってしまうリスクがあります。

リモート対応では、チャットを活用して積極的に雑談を行うのがおすすめです。

全員が参加できるチャットの雑談部屋を作り、勤務時間中は要件以外の会話をするように心掛けると良いでしょう。

オンラインで顔を見ながら話す時間も作る

文字だけで伝えられる情報には限りがあり、どうしてもチャットのみのやり取りだと伝達に漏れや不足が出てきてしまいます。

また、コミュニケーションが減ると信頼関係やモチベーションの低下にもつながる恐れがあるでしょう。

特にチャットでは悩み相談や不安なことなどを伝えづらいため、できれば毎日、短時間でもオンラインやネットを介したビデオ通話でお互いに顔を見ながら話す時間を作ると効果的です。

リモート対応の懸念は極端に感情が伝わりづらいことなので、不足したコミュニケーションをカバーする必要があります。

綿密な情報共有を忘れない

リモート対応では、作業報告や情報共有をいかにできるかが重要です。日報やチャットで毎日の作業予定や進捗状況などをこまめに共有するようにしましょう。

スケジュール管理にズレが生じてしまう場合も考えられるため、週の初めと終わりには作業状況をまとめて報告したり、調整し直したりするミーティングを行うのも有効です。

リモートでは挨拶も忘れがちになるため、仕事を始める時や終えた時などにチャットで報告をするのも大切なポイントです。

オープンチャットと個別チャットの使い分け

リモート対応ではチャットで会話のコミュニケーションを取りますが、全体に見えるオープンチャットと、1対1での会話ができる個別チャットを両方上手く使い分ける必要があります。

情報共有や雑談にはオープンチャット、個別の相談や個人の話は個別チャットと使い分ける場を作ると、円滑なコミュニケーションが取れるでしょう。

リモート対応に疲れてしまった時の対処法

慣れないリモート対応で疲れてしまうこともあるでしょう。リモート対応に疲れた時の対処法をご紹介します。

チャットの通知を調整する

リモート対応においてチャットでのやり取りは必須になりますが、あまりにも頻繁に様々なチャットの通知が来ると、仕事に集中できなくなってしまい疲れやすくなります。

こまめな連絡は重要ですが、自分の仕事に集中したい時にはチャットの通知を一時的にオフにするなどの調整を行うのは重要です。

急を要するものでなければ、1時間おきにチャットをチェックするなどのルールを決めるのも良いでしょう。

感情が伝わるようにチャットを工夫する

リモート対応のチャットは、会社の同じ空間でやり取りするチャットと違い、普通の文章でもそっけない印象を与えがちです。

リモート対応ではコミュニケーション手段のほとんどがチャットになるため、普段雑談や一言で済む連絡などもオンライン上の文字でのやり取りになります。

お互いに業務的な文章のみのやり取りをしていると疲れてしまう場合もあるため、「!」といった感嘆符や顔文字、絵文字なども適宜取り入れ、感情が伝わるようにすると良いです。

定期的に出社日を作る

リモートワークの場合でも、定期的に出社日を作って上司や社員同士で直接コミュニケーションを取る時間を確保するのは有効な手段です。

リモートワークでオンライン対応ばかりを続けていると、業務連絡ばかりでなかなか相談ができなかったり、意思疎通が難しい部分が出て来たりして疲弊する原因にもなります。

多い人は週に1回、少なくても月に1回など出社日を設けると、リモート対応疲れを解消できるきっかけになるでしょう。

オンオフの切り替えでメンタルケア

リモートワークは自宅で行う人が多く、仕事とプライベートが両立しやすいのが良い点です。しかし中には仕事の時間が終わっても切り替えができず、気疲れしてしまう人もいます。

勤務時間は綿密なチャットでのコミュニケーションを取るように意識し、勤務時間が終わったら仕事用のパソコンを開かない、チャットを見ないなど、オンオフをしっかり切り替える意識を持つと良いでしょう。

おわりに

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リモートワークが広く浸透してきた現在、慣れないリモート対応や環境の大きな変化に戸惑う人もいるでしょう。

リモートワークは場所や時間、状況に関係なく柔軟に仕事ができるのが大きなメリットです。

通勤時間や費用などの経費削減にもなりますが、コミュニケーションの量が減ったり、進捗が把握しにくかったりといったデメリットもあります。

リモート対応ではそれらの面をカバーするため、チャットやビデオツールなどを効果的に活用する必要があります。

ただし、綿密な対応をしていてもオンラインのみで完全なコミュニケーションを図るのは難しいため、定期的に出社日を作るなど対面のコミュニケーションも意識して取り入れるのがポイントになります。

リモート対応のポイントを押さえて円滑に仕事を進めてくださいね!

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