めんどくさい議事録を上手に取る5つのコツとは?

みなさん、綺麗な議事録を書けますか? 社内外の会議で取る議事録は、会議後の仕事にもかかわってくる重要な作業です。

大切な決定事項を書き漏れてしまうと、大きな損失につながってしまうことも……。

そんな悲しいことが起きてしまわないように、今回は議事録の取り方のコツと、早く書くためのテクニックをご紹介します。

議事録の取り方のコツ

コツ①:誰が見ても分かるように書く

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議事録は複数名が確認するものなので、誰が見ても分かるように書く必要があります。

社外の取引先にも共有する議事録の場合、社内でしか使わない省略語などを使ってしまうと認識のズレの原因になってしまいます。

誰が読んでも同じ解釈ができるようにまとめましょう。

コツ②:発言者を記載する

誰がどう発言したのかをしっかり記載しましょう。例えば、取引先との打ち合わせで、先方の担当者が発言したのか、社内の担当者が発言したのかで大きく印象が変わってしまうことがあります。

社内の会議の場合、複数名参加している時は敬称略で問題ありませんが、社外の担当者の場合は失礼にならないように敬称を付けます。

コツ③:定量的な情報は必ず書く

発言の中で出てきた定量的な情報は必ず書きましょう。売上や日時など数字を具体的に記載することで誰が読んでも同じ認識を持つことができます。

コツ④:文章は簡潔にまとめ、いらない情報は省く

会議の中で出てきた雑談まで記載する必要はありません。議事録の作成したら余計な内容が含まれていないか確認しましょう。効率よく理解ができ、簡潔にまとまっている議事録にしましょう。

コツ⑤:フィードバックをもらう

自分で作成した議事録を読み直しても、分かりづらい点に気づかないことがあります。自分以外の人に読んでもらい、分かりづらい点がないかフィードバックをもらいましょう。

それを繰り返すことで、議事録作成が上達していきます。

議事録の作成が早くなるテクニック

テクニック①:会議の前に議題を先にメモしておく

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会議の議題をあらかじめ書いておくと、それに沿ってメモしていけばいいので時間短縮にもなるし分かりやすい議事録が作成できます。

テクニック②:議事録のフォーマットを作成しておく

会議の度に一から議事録を作成するのではなく、フォーマットを使うようにしましょう。誰が読むかにもよるので、過去の議事録を参考にすることをおすすめします。

■フォーマット例

・会議名、日時、場所
・参加者
・議題
・会議で決まった内容
・To do
・備考
・次回の会議の議題

テクニック③:会議中でまとめられなかった場合は会議直後に書く

会議中にすべてまとめ終えることが理想ですが、ある程度メモしておいて後でまとめることもありますよね。その場合はできるだけ、会議の記憶が新しい会議直後にまとめることをおすすめします。

時間が経つと、細かいニュアンスも忘れてしまい、違った解釈の議事録になってしまう可能性があります。

まとめ

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今回紹介した議事録の取り方のコツやテクニックを覚えると、めんどくさい議事録もサクサク進みます。ぜひ参考にしてみてください。

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