めんどくさい議事録を上手に取る5つのコツとは？

議事録は複数名が確認するものなので、誰が見ても分かるように書く必要があります。

社外の取引先にも共有する議事録の場合、社内でしか使わない省略語などを使ってしまうと認識のズレの原因になってしまいます。

誰が読んでも同じ解釈ができるようにまとめましょう。

誰がどう発言したのかをしっかり記載しましょう。例えば、取引先との打ち合わせで、先方の担当者が発言したのか、社内の担当者が発言したのかで大きく印象が変わってしまうことがあります。

社内の会議の場合、複数名参加している時は敬称略で問題ありませんが、社外の担当者の場合は失礼にならないように敬称を付けます。

発言の中で出てきた定量的な情報は必ず書きましょう。売上や日時など数字を具体的に記載することで誰が読んでも同じ認識を持つことができます。

会議の中で出てきた雑談まで記載する必要はありません。議事録の作成したら余計な内容が含まれていないか確認しましょう。効率よく理解ができ、簡潔にまとまっている議事録にしましょう。

自分で作成した議事録を読み直しても、分かりづらい点に気づかないことがあります。自分以外の人に読んでもらい、分かりづらい点がないかフィードバックをもらいましょう。

それを繰り返すことで、議事録作成が上達していきます。

会議の議題をあらかじめ書いておくと、それに沿ってメモしていけばいいので時間短縮にもなるし分かりやすい議事録が作成できます。

会議の度に一から議事録を作成するのではなく、フォーマットを使うようにしましょう。誰が読むかにもよるので、過去の議事録を参考にすることをおすすめします。

■フォーマット例

・会議名、日時、場所
・参加者
・議題
・会議で決まった内容
・To do
・備考
・次回の会議の議題

会議中にすべてまとめ終えることが理想ですが、ある程度メモしておいて後でまとめることもありますよね。その場合はできるだけ、会議の記憶が新しい会議直後にまとめることをおすすめします。

時間が経つと、細かいニュアンスも忘れてしまい、違った解釈の議事録になってしまう可能性があります。

今回紹介した議事録の取り方のコツやテクニックを覚えると、めんどくさい議事録もサクサク進みます。ぜひ参考にしてみてください。

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