爆速!効率が良い仕事の進め方7つ

「仕事が早いあの人は、自分と何が違うんだろう……」と思ったことはありませんか? 仕事が早い人は効率よく仕事ができるコツを知っています。

本記事では、仕事の効率が良い人と悪い人との違いから、仕事の効率を上げるコツをご紹介します。

コツさえわかればサクサク仕事が進められるようになり、評価も上がることでしょう!

仕事の効率が良い人と悪い人の違い

完璧を求めるか求めないか

仕事の効率が上がる! シーン別の気遣い例と実際のエピソード

完璧に仕事をこなすのは素晴らしいことですが、仕事の効率を考えると、完璧なだけではいけません。

仕事の効率が良い人は、7割~8割程度でもよしとして仕事をしています。完璧な資料ではなく、「言いたいことが伝わるなら7、8割のクオリティでOK」と完璧であることにこだわりません。

完璧な資料と7、8割のクオリティの資料、どちらも言いたいことが伝わるなら、時間削減のためにも7、8割のクオリティの資料で問題ないと判断しているのです。

効率が悪い人は、完璧主義者が多いです。完璧を求めてしまうと、1つのタスクを終えるのに時間がかかります。完璧だと思ったとしても、修正が入ることもあります。

仕事の効率が良い人は、修正が入ることも見込んで7、8割のクオリティで仕上げるのです。

目標をもって仕事をしているか

仕事の効率が良い人は、目標を持って仕事をしています。

・何を実現させるためにこの仕事をしているのか
・数年後、どんな自分になっていたいか
・プライベートの時間を増やしたい

など、目標を持つとことで、今自分がすべきことが明確になります。そうすると、達成するために何を学ばなければいけないのか、すぐに行動に移すことができるのです。

仕事の効率が悪い人は、目標を持たずに目の前の仕事をこなすことに集中してしまいがちです。全体像が見えていないので、目の前の仕事をだらだらと進めてしまいます。

仕事の効率を上げるコツ

コツ①:タスクは1か所に集約する

パソコンのメモツールや手書きのメモ帳などにタスクが分けられているより、集約させて一覧にした方が、どれくらいのタスク量があるのかを明確にすることができます。

「このタスクもあったのか!」とタスクを忘れるミスを防ぐこともできます。

コツ②:1日の始めに今日の予定を決める

1日の始めに「まずはこのタスクから」と仕事を始めていませんか? 

1日の予定を決めないまま仕事を開始すると、「あれ、あの仕事どうなったんだっけ?」と思い出しながら作業することになるので非常に非効率です。

今日〇時から〇時〇分まではコレをして…… と、1日の予定を分単位で先に決めておくと、タスクを覚えておく必要がないので、1つ1つの仕事に集中できます。

コツ③:予定した時間内に終わらせるように心がける

せっかく立てた1日の予定も、時間を無視してしまっては意味がありません。〇時から〇時〇分の間でこの仕事を終わらせる! と決めることで、集中して取り掛かることができます。

コツ④:キャパを超えるタスクは抱えない

タスクを抱えすぎると、「あれもこれもやらなきゃ」「間に合わない!」と焦ってミスが多くなってしまいます。

こなせる量は限られているので、自分のキャパを超える仕事量は抱えないようにしましょう。自分だけでこなそうとせず、人に頼るのも大事なポイントです。

コツ⑤:デスクの上を整理する

デスクが汚いと、資料や物を探す時間が発生してしまいます。今の作業で使わない物が置いてあると集中力が欠けてしまう可能性も。

デスクの上は常に綺麗に、その時必要なものだけを置くようにしましょう。

コツ⑥:頭を使う仕事は午前中にやる

午前中は頭がすっきりしており、集中力が高い状態を保ちやすいので、頭を使う難しい仕事も進めやすくなります。

メールチェックや簡単なタスクは、疲れがたまって集中力に欠ける午後の時間帯にするのがおすすめです。

コツ⑦:もっと効率よくできないかを常に調べる癖をつける

今やっている仕事をさらに早く、効率良く終わらせる方法が無いか、調べる癖をつけましょう。

「この動作のショートカットキーは無いかな?」
「作業を省略できる関数は無いかな?」

と、知りたい情報をネットで検索すると、「こんな方法があったのか!」と初めて知るスゴ技テクニックが見つかります。ビジネススキルも少しずつ上がっていくのでオススメです。

まとめ

年下狙いも夢じゃない!?「モテる姉御肌」診断

仕事の効率が良い人と、悪い人には大きな違いがあります。仕事の効率に課題を感じる人は、今回のコツをぜひ参考にしてみてください。

コツをつかめば「仕事ができる人」に見られるようになることでしょう!

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